การปรับปรุงกระบวนการรับหนังสือผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของงานสารบรรณ ฝ่ายเลขาธิการราชวิทยาลัย ราชวิทยาลัยจุฬาภรณ์

บทคัดย่อ

การศึกษาวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาปัญหาการรับหนังสือผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ 2) ปรับปรุงกระบวนการทำงานในการรับหนังสือผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และ 3) ประเมินประสิทธิภาพของการปรับกระบวนการทำงานในการรับหนังสือผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ โดยการวิจัยใช้แนวทางวิจัยและพัฒนา เริ่มจากการศึกษากระบวนการทำงานเดิม วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น ออกแบบกระบวนการทำงานใหม่และทดสอบผลก่อนและหลังการปรับปรุง มีประชากรในการวิจัยประกอบด้วยบุคลากรงานสารบรรณและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้อง การปรับปรุงใช้แนวคิด Lean ตามหลักการ ECRS ร่วมกับการวิเคราะห์ผังขั้นตอนการทำงาน เพื่อระบุจุดซ้ำซ้อน และไม่จำเป็น อีกทั้งได้นำข้อมูลจากแบบบันทึกสถิติการรับหนังสือผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ประกอบวิเคราะห์เชิงปริมาณ เครื่องมือวิจัยได้รับการตรวจสอบความตรงเชิงเนื้อหาโดยผู้เชี่ยวชาญ และมีค่าความเที่ยงตรง มากกว่า 0.50 ผลการวิจัยพบว่า กระบวนการเดิมมีขั้นตอนจำนวนมาก ซ้ำซ้อน และต้องใช้บุคลากรหลายคน โดยใช้เวลาเฉลี่ย 91.50 นาทีต่อเรื่อง หลังการปรับปรุงกระบวนการด้วยแนวคิด Lean ตามหลักการ ECRS ควบคู่กับการใช้โปรแกรม Adobe Acrobat DC ทำให้จำนวนขั้นตอนจาก 35 ขั้นตอน เหลือเพียง 19 ขั้นตอน เวลาการดำเนินงานลดลงเหลือ 18 นาทีต่อเรื่อง ลดการใช้กระดาษได้ทั้งหมด และสามารถดำเนินงานได้โดยเจ้าหน้าที่เพียงคนเดียว ผลลัพธ์ดังกล่าวไม่เพียงแต่เพิ่มความรวดเร็ว และความถูกต้องของข้อมูล แต่ยังช่วยลดต้นทุนด้านทรัพยากรและแรงงาน อีกทั้งยังสอดคล้องกับแนวทางการพัฒนาสำนักงานไร้กระดาษอย่างเป็นรูปธรรม